書類を処理する

   

机の上の書類を見かけたとき、「後で見よう」「後で片つけよう」「後で捨てよう」と考えるのはやめましょう。

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後回しすると、机の上は書類の山となってしまいます。

書類を見たら、その場で処理してしまいましょう。

一番重要なことは、「半分以上の書類は、その場で捨てることができる」ということです。

1)捨てる(50%)
後から問い合わせできるものは、全て捨ててしまいましょう。気になる内容があれば、要点をメモっておいても良いでしょう。

2)人に任せる(20%)
「人に任せるのは気が引ける」と遠慮していては、どんどん書類が溜まってきます。
使えるものは全て使う気でいきましょう。

3)その場で処理する(15%)
その場で処理してしまいましょう。電話、ファックス、Eメールなど、便利なツールがあります。
ツールを駆使し、用件を済ませたら1)2)、またはファイルに保存しましょう。

4)一次置きスペースに入れる (15%)
すぐに処理できないものは、一次置きスペース用意して、置いておいて、なるべくその日のうちに処理し、1)2)もしくは、ファイルに保存しましょう。

一次置きスペースには常に何もない状態を維持する気合が必要です。

当記事を書くために参考にした書籍
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最終更新日:2010.5.31 | トラックバック(0) | 時間短縮テクニック

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