人が読んでくれる報告書の書き方

   

以前、学生時代の自分のレポートを読んで愕然としたことがあります。

「こんなひどいレポート、誰が読むのだろう」と悲しくなりました。

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文がとにかく長すぎました。最後まで読まないと、言いたいことが理解できないのです。

もし、自分が教授だったら、数行読んだ後に確実にゴミ箱入りですね。

わかりやすいレポートは、論理的に書かれてます。論理的なレポートを書くための「鉄則」を紹介します。

●レポートの鉄則

1)レポートの冒頭に、「目的」を記入する
2)「結論」を、「目的」のすぐ下に記入する
3)レポートは1枚にまとめる

これだけです。

1)レポートの冒頭に、「目的」を記入する
レポートの内容を、明確にするためです。ただし、次のような目的を書いてはいけません。
 
 ・従業員の仕事の意識を調査する。
 ・雨の日は来客者が減少する事を確認する。

これらは、具体的な作業の名前です。見出したいことが分かりません。

次のような目的にすべきです。

 ・従業員の仕事の意識を調査し、今後改善すべき問題点を明らかにする。
 ・天気が来客数に影響するかどうかを見極める。


2)「結論」を、「目的」のすぐ下に記入する
一番言いたいこと、つまり「結論」を、「目的」の下に記入してしまいましょう。

最初に「目的」⇒「結論」を示すことで、続く内容がわかりやすくなります。

「結論」は「目的」に対する明確な答えを記入します。もし結論が不明確な場合は、不明とはっきり記述すべきです。

上記の例の「結論」は、次のようになります。
 
 ・上司、部下間のコミュニケーションを改善する必要がある。
 ・天気は来客数に影響する。


3)レポートは1枚にまとめる
2枚以上のレポートは、読む気になれません。絶対に一枚にまとめましょう。

A4サイズ1枚に「目的」「結論」、そして結論を説明するための、論旨やデーターを載せます。

どうしても説明したい重要な資料があれば、レポートへは代表的なものを一部載せて、あとは「添付資料」とします。

冒頭に「結論」⇒「説明」の順に記述するだけで、レポートは論理的になります。
A4サイズ1枚に書き込める文章量は限られるため、すっきり分かりやすいレポートになるのです。

明日から実践してみてください。効果抜群です。

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最終更新日:2010.5.16 | トラックバック(0) | 論理的思考のすすめ

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Posted by たくろう at 10/04/25

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なるほど、いま報告書を書くのに役に立ちました
ありがとうございます

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